Hellvoc Gala

Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over de gegevens die we verwerken voor het Hellvoc Gala op gala.hellvoc.be. Ze vult de algemene privacyverklaring van Hellvoc aan.

Wie is verantwoordelijk?

Hellvoc vzw (volleybalclub Hemiksem-Schelle), Atletiekstraat 1, 2620 Hemiksem, ondernemingsnummer BE 0448.318.459. Voor alle vragen over je gegevens: clubadministratie@hellvoc.be.

Welke gegevens en waarom?

Hou me op de hoogte

Als je je inschrijft, bewaren we je mailadres en het moment waarop je toestemming gaf. We gebruiken het enkel om je nieuws over het Hellvoc Gala te sturen. De grond daarvoor is je toestemming. Onderaan elke mail staat een link om je uit te schrijven.

Uitnodigingen, inschrijvingen en tickets

Voor uitnodigingen gebruiken we je naam en mailadres uit de ledenlijst, de lijst van oud-leden of de lijst van sponsors en partners van de club, en het nummer waarmee je in die lijst staat. Andere gegevens uit die lijsten (zoals adres, geboortedatum of rijksregisternummer) nemen we niet over. Elke genodigde krijgt een persoonlijke code en link. De grond daarvoor is het gerechtvaardigd belang van de club om haar leden, oud-leden en partners uit te nodigen voor haar verjaardagsfeest.

Ook jeugdleden worden uitgenodigd. Van hen gebruiken we enkel de naam en het mailadres van de ouders zoals dat in de ledenlijst staat. Leden die hetzelfde mailadres delen, zoals broers en zussen, zien op hun persoonlijke pagina elkaars naam met een link.

Nodig je zelf een gast uit, dan vul je diens naam in en eventueel een mailadres. Doe dat alleen als je gast daarmee akkoord is. We gebruiken die gegevens enkel om je gast uit te nodigen.

Schrijf je in, dan vragen we wat nodig is voor je ticket en de avond zelf: naam, mailadres, gsm-nummer, je band met de club en je tafelvoorkeur. Dat is nodig om je inschrijving uit te voeren. Vraag je een factuur, dan bewaren we ook de naam, het adres en het btw-nummer van het bedrijf.

Je betaalt bij Viva. Je kaart- of bankgegevens komen nooit bij ons: we krijgen van Viva enkel de bevestiging van de betaling, met het bedrag en een nummer van de transactie.

Dieetwensen en allergieën kunnen iets zeggen over je gezondheid. Die vragen we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, en we geven ze enkel door aan de traiteur, zodat je veilig kunt eten. Na het gala wissen we ze als eerste.

Opvolging van de inschrijvingen

Om op te volgen wie nog geen ticket heeft, noteren we wanneer je je persoonlijke pagina of je ticket voor het eerst en voor het laatst opende, en hoe vaak. We bewaren daarbij geen IP-adres, geen gegevens over je toestel en geen cookies. Daarnaast tellen we per dag hoeveel bezoeken de site krijgt, zonder te weten van wie. De grond daarvoor is ons gerechtvaardigd belang: een goed georganiseerd gala.

Stemmen op de awards

Je stemt met je persoonlijke code. We bewaren welke code op welke genomineerde stemde, zodat elke code maar één keer per award kan stemmen. De resultaten zijn enkel zichtbaar voor het bestuur.

Wie krijgt je gegevens?

Alleen de bestuursleden die het gala organiseren. We werken met enkele dienstverleners die je gegevens in onze opdracht verwerken: EmailJS voor het versturen van mails, Viva (Viva.com) voor de betalingen en de traiteur voor de dieetwensen. We verkopen je gegevens nooit en geven ze niet door voor reclame.

Hoe lang bewaren we ze?

Niet langer dan nodig voor het gala. Na het gala verwijderen of anonimiseren we de gegevens van uitnodigingen, inschrijvingen en tickets, behalve wat we wettelijk moeten bewaren voor de boekhouding. Schrijf je je uit voor "Hou me op de hoogte", dan krijg je meteen geen mails meer; je mailadres wissen we samen met de andere gegevens na het gala. Wil je dat het meteen gebeurt, laat het ons dan weten.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens altijd inkijken, laten verbeteren of laten verwijderen, en je toestemming intrekken. Mail daarvoor naar clubadministratie@hellvoc.be of schrijf naar Hellvoc vzw, Atletiekstraat 1, 2620 Hemiksem. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Cookies

Deze site gebruikt enkel cookies die nodig zijn om formulieren veilig te versturen en, voor bestuursleden, om in te loggen. Er zijn geen cookies voor statistieken of reclame.

Laatst bijgewerkt: 13 november 2026